REGISTRAZIONE ELETTRONICA ACCESSI

Con la introduzione del GDPR, il nuovo Regolamento Europeo sulla Privacy, il titolare ed il responsabile del trattamento dei dati personali debbono mettere in atto una serie di “misure tecniche ed organizzative” per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio.

I registri manuali di vecchio tipo per la annotazione degli accessi non sono più allineati con le nuove regole della protezione dei dati, dal momento che non possono escludere la lettura anche da parte di persone non autorizzate.

Il controllo elettronico degli accessi fisici costituisce una prima efficace misura di contrasto alle minacce fisiche ma soprattutto permette di rispettare il nuovo regolamento. Oltre a proteggere dalle intrusioni non autorizzate, consente di mettersi in regola con quanto prescritto dal GDPR. In caso di incidenti e verifiche da parte delle Autorità preposte, infatti, occorre dimostrare di aver messo in pratica gli accorgimenti organizzativi per adeguare i processi aziendali alla Norma. Con lo strumento realizzato da Vela sarà possibile, senza alcuna perdita di tempo, ottenere la registrazione e il controllo sull’’entrata e uscita delle persone fisiche, in particolare il personale di imprese esterne (fornitori di servizi, visitatori …), memorizzandone elettronicamente i dati, la firma, la sottoscrizione della informativa della privacy, gli orari di entrata ed uscita ed il referente interno presso cui si è recato.

Si eviterà che clienti e fornitori possano vedere facilmente chi è entrato prima di loro; si eviteranno i brutti fogli di carta all’ingresso dando una veste di modernità ed efficienza aziendale e soprattutto si disporrà di uno strumento conforme alla nuova normativa.


PREREQUISITI

Vela ha creato il software di Registrazione Accessi in modo che fosse libero da qualsiasi vincolo hardware.
Il sistema funziona in Cloud, ed essendo realizzato in puro Java risulta installabile e configurabile su qualsiasi sistema hardware esistente e con qualsiasi sistema operativo.
Potranno quindi essere usati tablet con Android, Ipad Apple o normali PC.
L’utilizzo dei tablet è preferibile per il loro costo molto basso, ma anche per lo schermo touch-screen già presente sul dispositivo e che consente la firma del visitatore direttamente sul vetro, ed in piena autonomia.


SETTAGGIO INIZIALE

La applicazione è installabile su qualsiasi dispositivo purchè in grado di connettersi ad internet così che possa raggiungere il database di raccolta, posto in cloud.

Al primo avvio, il sistema chiede un codice di accesso che sarà concordato con l’installatore Vela, sulla base di questo sarà automaticamente generato l’ambiente che da ora in poi risulterà associato alla azienda. E’ bene che tale codice sia mantenuto segreto e ricordato, perchè in caso di futura sostituzione del dispositivo hardware occorrerà reinserirlo così da recuperare i dati sino già registrati.

Facendo l’accesso, si attiva una versione di base mancante ancora del logo e dello sfondo schermata, impostabili mediante l’apposita funzione posta nell’angolo in alto a destra. Si potrà decidere di applicare un colore uniforme di sfondo o, in alternativa, visualizzare una immagine, e poi ancora scegliere un logo da inserire in sovrapposizione allo sfondo

home app visitatori

schermata impostazioni app visitatori

Se inserita una email di notifica, saranno inviati messaggi informativi ad ogni nuovo arrivo di visitatori.
Sarà bene poi inserire una password che impedirà l’accesso a questa pagina di settaggi a chi non ne fosse autorizzato. La stessa password consentirà anche di interrogare il sistema per avere l’elenco degli ingressi e delle uscite.


app visitatori vela

REGISTRAZIONE VISITATORI

Il processo di registrazione degli accessi è molto intuitivo per cui può essere usato il software senza alcuna spiegazione preliminare, essendo totalmente guidato. Se il visitatore accede per la prima volta alla azienda, gli verranno sottoposte alcune videate aggiuntive relative ai suoi dati di base e alla accettazione e lettura della informativa per la privacy. Tali informazioni non saranno più richieste in occasione delle successive visite.


schermata ingresso app visitatori


Se è la prima volta che entriamo in azienda, non potremo passare direttamente alla memorizzazione dell’accesso tramite un codice precedentemente assegnatoci, e quindi sceglieremo la scheda di registrazione dati per la identificazione.

Per portare a buon fine la registrazione è obbligatorio aver dichiarato di aver letto ed accettato le condizioni della privacy


schermata registrazione app visitatori

Il software assegnerà un codice all’utente registrato. Questi potrà usarlo in futuro per rendere immediata la procedura di accesso.

Ma non è necessario che lo tenga a mente: se lo avrà dimenticato lo potrà cercare semplicemente digitando il proprio cognome e, se riconosciuto, procedere con la firma sullo schermo touch.


processo firma app visitatori



Highlights

PRIVACY

  • Permette di rispettare il dettato degli art 32 e 7 del GDPR
  • Evita che altri clienti/fornitori possan vedere chi è entrato prima di loro
  • I dati sono archiviati digitalmente e non restano alla mercè di chiunque
  • Si rende certa la accettazione della informaticva della privacy

IMMAGINE AZIENDALE

  • Evita quei brutti fogli di carta all'ingresso della azienda.
  • Fornisce una immagine di efficienza e modernità
  • Evita di inquinare sprecando tutta quella carta

TRASPARENZA E IMMEDIATEZZA

  • Dati al sicuro e facilmente consultabili tramite la comoda interfaccia web accessibile da qualunque pc/mac, tablet o smartphone
  • In caso di incendio o evacuazione dell'edificio con un click puoi sapere chi è ancora presente in azienda

FACILITA’ D’USO

  • Semplice ed Intuitivo per gli utenti, non necessita di istruzione
  • Facile da configurare.
  • Gestione completa con le sole dita sul touchscreen
  • Nessun server da installare

GESTIONE CENTRALIZZATA PIU’ ACCESSI O SEDI

  • Gestisce più accessi sincronizzandosi con tutti i dispositivi presenti
  • E' possibile entrare da un ingresso e uscire da un altro

FIRMA DIGITALIZZATA

  • Ad ogni ingresso e uscita viene raccolta la firma del visitatore
  • Basta un dito per apporre la firma. Non serve la penna

ESPORTAZIONE DATI

  • Esporta il registro presenze visitatori in PDF.
  • Consente di estrarre i dati del giorno stesso o di un periodo
  • Visualizza le firme digitalizzate raccolte